Ryzyka w projekcie? Jak przewidzieć i wykorzystać opóźnienie?

Potencjalne ryzyka w projekcie można wyliczać garściami. Mnie dotknęło opóźnienie. Kiedy w lipcu deklarowałem październik jako miesiąc debiutu portalu wiedziałem, że termin jest mało realny. Mimo wszystko twierdziłem, że dam radę. Cel?

Projekt internetowy a kopanie rowów

Ryzyka w projekcie: „wykopanie dołu”? Awaria koparki, albo mocna impreza robotników. Rzadziej załamanie pogody. Taki projekt łatwo policzyć, wyszacować, zaplanować.

Ryzyka w projekcie budowy strony internetowej? Znalezienie wykonawców (czy się uda?), jakość pracy podwykonawców (czy komunikacja będzie efektywna?), koordynacja prac (czy wszyscy poddostawcy będą terminowo dostarczać?), błędy w projekcie (czy wszystko przewidzieliśmy?), błędy w wykonaniu (kto się pomyli?), wypowiedzenia umów (kto się rozmyśli?). Taki projekt trudno policzyć, wyszacować, zaplanować.

Kiedy zabierasz się do rzeczy

Wiesz, że chcesz wziąć byka za rogi i przeprowadzić projekt od A do Z. Dobrze. Umiesz opisać projekt i wyobrazić sobie jego kolejne etapy. Super. I teraz pytanie, jakie ryzyka w projekcie ujdą Twojej uwadze?

Planowanie. Słowo klucz w realizacji projektu. Im większe doświadczenie tym łatwiej przewidzieć kolejne etapy i okoliczności. Potrzebujesz przynajmniej kilka lat pracy w obszarach zbliżonych do projektowanego biznesu, żeby dobrze ocenić pracochłonność i czasochłonność poszczególnych faz. Brakuje Ci doświadczenia? Zobacz mój przykład, żeby poczuć co Cię może spotkać.

Potencjalne ryzyka w projekcie

Poniżej lista napotkanych przeze mnie przypadków na drodze budowania nowej firmy. Były tylko pod ograniczoną kontrolą i każdorazowo wpływały na ryzyko dowiezienia projektu, a co najmniej na czas jego realizacji:

Wybór wykonawcy projektu i negocjacje umowy

Kiedy szukasz wykonawcy projektu, a nie jesteś znaną na rynku marką to licz się z tym, że pozyskanie partnera do współpracy może być wyzwaniem. Nie licz, że na Twoje zapytanie ofertowe odpowie każdy, do kogo je wyślesz.

W Polsce mamy bardzo ciekawe zjawisko w obszarze jakości usług. Firmom generalnie się nie chce. Osobiście w ramach prowadzonych mini-przetargów zarejestrowałem responsywność na poziomie ok. 20%. Co oznacza, że średnio jedna firma na pięć znajduje czas, żeby odpowiedzieć na moje zapytanie ofertowe. Sama jakość komunikacji i jej terminowość pozostawia wiele do życzenia. Może to efekt naszej polskiej kultury?

Firmy w Polsce nie walczą o klientów. Czy na rynku jest aż tak dobrze?

Zakładając, że komunikacja z wybranymi firmami przebiegła efektywnie, ryzykiem pozostaje dogranie treści umowy o współpracy. A zasadniczym jej elementem będzie cena.

Szukałem wykonawcy dłużej niż zakładałem, a w finalnym etapie podpisywania umowy – jak się okazało – miały zmienić się kluczowe jej elementy. Podpisanie wisiało na włosku i nie musiało wcale się zrealizować. Szczęśliwie porozumienie zostało osiągnięte i proces poszedł dalej. Jednak z opóźnieniem.

O tym jak znalazłem wykonawcę, czyli: Umowa z wykonawcą podpisana:

Realizacja umowy po stronie wykonawcy

W umowie zapisujesz maksymalny termin realizacji usługi. Werbalnie umawiasz się na szybsze wykonanie. Nie licz jednak, że tak się stanie, bo zawsze jest wolniej. Zawsze.

Wykonawca ma swoje problemy. Rotacja pracowników, natłok projektów, gaszenie pożarów, itd., itp.. To wszystko spowoduje, że sprawy się dzieją później niż wcześniej.

W moim przypadku projekt graficzny w pierwszej wersji nie spełniał oczekiwań. Zmiana osoby na stanowisku obsługującego mnie grafika przyniosła pożądany efekt. A czas mija. Dochodzi wymiana obsługującego mój projekt account managera. Efekt świetny, ale zawsze to jakaś turbulencja. I jeszcze milion innych rzeczy, o których nie wiem, bo ich nie widzę, a które spowalniają pracę. Ważne, że nie uderzają w jakość.

O tym jak przebiega współpraca z wykonawcą, czyli Rozwijam skrzydła, ale do startu jeszcze trochę.

Realizacja umowy po stronie zlecającego

Ale i ja nie jestem bez winy. Strony obowiązuje przyjęty wcześniej projekt serwisu. No ale w trakcie prac pojawiają się nowe pomysły. A może by zmienić to? Albo tamto? Efekt? Opóźnienie.

Koordynacja prac z podwykonawcami

Oprócz głównego wykonawcy nad całością projektu pracują inne firmy. Marketing, obsługa prawna, PR, treści. O sile łańcucha decyduje najsłabsze ogniwo. Opóźnienie na małym odcinku wpływa na całokształt.

Tutaj muszę przyznać, szło całkiem nieźle. Przygotowanie całej dokumentacji prawnej potrzebnej do startu portalu internetowego (regulaminy, zgody cookies, zgody marketingowe) zleciłem odpowiednio wcześniej i mam je gotowe już dzisiaj.

Przygotowanie obszaru współpracy z mediami idzie nam całkiem nieźle. Wszystko dzięki zaangażowaniu w projekt Clear Communication Group.

Gorzej trochę z marketingiem. Mieliśmy lekkie opóźnienia z uruchamianiem działań „wyprzedzających”. Te jednak nie są dla nas tak istotne dzisiaj – przed startem. Nie stanowiły więc znaczącego problemu.

Treści na serwis przygotowujemy w międzyczasie we własnym zakresie i radzimy sobie „po nocach”…

Czynniki zewnętrzne

Tutaj argumenty do opóźnień są mocniejsze. Mogą dotyczyć kwestii biznesowych, ale również prywatnych.

No cóż. Nie spotkało nas wezwanie z Urzędu Skarbowego, bank nie wypowiedział umowy kredytowej, łącze internetowe działa, serwery nie odmawiają posłuszeństwa, a biuro udostępniam sobie sam we własnym zakresie. Jest dobrze.

Trudniej na linii łączenia pracy z życiem prywatnym, bo rodzina z trójką małych dzieci + startup = chroniczne zmęczenie. Jakoś dajemy radę.

Myślenie (nie) życzeniowe

Mamy opóźnienie. Startu nie było w październiku, nie będzie w listopadzie. I było to do przewidzenia. Dlaczego więc świadomie mijałem się z prawdą twierdząc w lipcu, że start w październiku jest realny?

Pierwszy raz o harmonogramie startu projektu pisałem tutaj: Mój plan na biznes – harmonogram.

Odpowiedź jest dość prosta. Stawianie wymagających terminów mobilizuje wszystkich do pracy. Dawanie sobie na wstępie wygodnego harmonogramu spowoduje, że projekt wykonywalny w 5 miesięcy zostanie zrealizowany w 10. Dodatkowo oficjalne werbalizowanie ambitnych planów zwiększa szansę na ich realizację w terminie. Oto mój sekret, dlaczego nie bałem się głośno mówić o szybkim terminie startu.

Opóźnienie może być dobre

Sprowadzanie projektu do samego produktu jest dużym niedopatrzeniem. Dlatego myśląc o swoim startupie mam w głowie nie tylko sam portal, ale cały plan na jego plasowanie na rynku. Marketing i PR.

Odsunięcie w czasie startu projektu daje mi dużo większą swobodę w przygotowaniu i realizacji działań marketingowych i PR. Już niebawem zobaczycie ich efekty. To wszystko nie byłoby możliwe bez opóźnienia właściwego startu. W ten sposób teoretyczny problem przekuwam w korzyść.

Spodziewaj się najgorszego, oczekuj najlepszego.