Wybór wykonawcy portalu. Ważna decyzja.

17 sierpnia 2016

Mówią, że nie warto wydawać pieniędzy na realizację pomysłu bez wcześniejszego sprawdzenia go na rynku. Mają trochę racji. Ja jednak chcę popełnić ten błąd, idę za ciosem i zlecam produkcyjne wykonanie projektu. Przede mną wybór wykonawcy portalu. Czy dobrze robię?

Działać, działać!

Pisałem o planowanym harmonogramie moich kolejnych działań. Jeszcze wcześniej opublikowałem wpis o specyfikacji funkcjonalno-technicznej – dokumencie, który odwzorowuje pomysł na papierze. Nie chcę zwalniać, nie chcę czekać. Zbyt siermiężne działanie to jedna z przyczyn porażek startupów. Czas na kolejne, dynamiczne kroki. Rozpisuję przetarg na wykonawcę projektu.

wybór wykonawcy portalu

Wybór wykonawcy portalu

Jak przebiega wybór wykonawcy portalu? Zacząłem od rozpoznania własnej bazy kontaktów. Po tym jak uznałem, że nie dysponuję żadną „gotową” opcją użyłem internetu do przeszukania rynku. Przejrzałem grube dziesiątki stron. Odezwałem się do kilkunastu agencji interaktywnych. Po wstępnym zapoznaniu, uznałem, że jedynie kilka spełniło moje kryteria. Oto one:

Realizacje

Agencja interaktywna z nieestetyczną i niefunkcjonalną stroną internetową nie może być dobrym partnerem do realizacji projektu. Dodatkowo powinna się chwalić wykonanymi realizacjami, co rzuca światło na potencjał współpracy. Przejrzałem blisko 100 stron firm zajmujących się projektowaniem i budową stron internetowych. Jedynie kilkanaście spełniło moje wstępne oczekiwania

Sposób prowadzenia rozmowy

Kiedy po pierwszym mailu z mojej strony z pytaniem o ogólne zainteresowanie współpracą padała prośba o przestawienie planowanego budżetu przedsięwzięcia – od razu kończyłem rozmowę. Wiedziałem, że taki partner nie jest dla mnie. Jest wiele firm na rynku i nie każdej zależy na współpracy. Nie każda też dysponuje odpowiednio wykwalifikowanym zespołem. Pierwsza wymiana maili już wiele mówi. W ten sposób wykluczyłem kolejnych kilku potencjalnych partnerów

Zaangażowanie

Kolejny etap rozmów to podpisanie NDA, czyli umowy o zachowaniu poufności. Choć jej siła jest w polskiej rzeczywistości gospodarczej dość wątpliwa to zawsze lepiej taki dokument posiadać. Co ciekawe, część firm nie jest zainteresowana jej podpisaniem – znów redukcja zbioru wykonawców. Następny krok to szczegółowa wymiana informacji o projekcie i oczekiwanie na wycenę. Brak odpowiedniej dynamiki rozmów, oczekiwanie na maile, nieprecyzyjne komunikaty – powody odrzuceń kolejnych kontrahentów.

Cena

Jest ważna. Szczególnie dla startupu.  Z oczywistych przyczyn należy preferować opcje tańsze, przy założeniu, że spodziewana jakość i terminowość są na akceptowalnym poziomie. Ja, w finalnym etapie na stole posiadałem kilka ofert o dość zbliżonych cenach. Te z górnych widełek musiałem odrzucić, by ostatecznie wybrać tę, która spełniała punkty powyżej i jednocześnie była atrakcyjna po kątem finansowym. Niebawem wybór wykonawcy portalu, a przecież…

Można było wolniej…

Na szkoleniach dla startupów można usłyszeć, że dobry pomysł ma szanse być zrealizowany za pieniądze inwestorów. W tym wariancie nie musiałbym wykładać własnych oszczędności nawet na produkcję pilotażowej wersji portalu. Wystarczy dobrze opakować ideę, zainteresować odpowiednie osoby, przekonać je do inwestycji i z górki…

Opakowaniem pomysłu może być zwykła prezentacja wykonana na przykład w Power Point. Lepiej, jeżeli możesz przedstawić inwestorom tzw. makiety, czyli dość proste grafiki bazujące na podstawowych formach (koła, prostokąty, strzałki, surowy tekst). Poziom wyżej byłby prototyp, czyli makiety uzupełnione o klikalne linki przenoszące użytkownika do poszczególnych podstron w ramach projektu. Do wykonania makiety czy prototypu można użyć odpowiednich aplikacji, często dostępnych do ściągnięcia za darmo. Jeżeli nie chcesz angażować czasu w uczenie się nowych narzędzi możesz zlecić wykonanie zlecenia freelancerom bądź firmie zewnętrznej. Koszt nie powinien przekroczyć kilku tysięcy złotych.

Dlaczego nie wybrałem tej ścieżki? Uważam, że skłonność inwestorów do inwestowania w „teoretyczne” projekty jest mała. Nie są chętni do wykładania pieniędzy bez finansowego zaangażowania przedsiębiorcy. Trzeba użyć naprawdę mocnych argumentów, żeby przekonać potencjalnych wspólników do takiej formuły współpracy. Muszą uwierzyć, że pomysłodawca mimo brak własnego wkładu pieniężnego gwarantuje ostateczne uruchomienie projektu, a jego postawa buduje szanse na komercyjny sukces. Taka formuła nie jest już dla mnie. Prowadzenie dialogu z inwestorami na tym etapie niestety musiałbym sklasyfikować jako stratę czasu. Wolę go poświęcić na realizację projektu. Na rozmowy z inwestorami przyjdzie odpowiedni moment.

Łatwiejsza opcja na testy? Mogłaby polegać na uruchomieniu strony docelowej – tzw. landing page – która opisywałaby istotę usługi, jeszcze przed uruchomieniem właściwego portalu. Taką stronę w przemyślanej formule mógłbym umieścić na przykład na Facebook-u. Następnie należałoby skierować tam ruch kupując reklamy w ramach Facebook Ads. Finalnie mógłbym dokonać obserwacji, jak zachowują się użytkownicy na tak skrojonym landing page. Zainteresowani, trochę zainteresowani, zupełnie niezainteresowani.

Ja jednak…

Przyjąłem inny, teoretycznie bardziej ryzykowny plan działania. Po fazie projektowej od razu chcę zlecić realizację projektu pomijając opcje opisane powyżej. Dlaczego?

Argument numer jeden. W ramach pierwszego etapu produkcyjnego nie chcę zrealizować od razu całego pomysłu, który mam w głowie. Będzie on wdrażany stopniowo, krok po kroku. I to z dwóch przyczyn. Po pierwsze, budżetowych – zamierzam uruchomić stronę przy minimalnych kosztach. Po drugie nie chcę stworzyć już na starcie skomplikowanego w użyciu produktu z ryzykiem pogubienia się użytkownika. W dniu debiutu zobaczycie dopiero pierwszą wersję portalu, która będzie dalej rozwijana. W następnych okresach będziemy korygowali błędy i odniesiemy się do sugestii użytkowników. Niezależnie od tego będziemy rozwijać się w kierunku już wymyślonych funkcjonalności, ale świadomie pominiętych w fazie pilotażu.

Argument numer dwa. Nie uważam, że testowanie landing page dałoby mi wiarygodną odpowiedź na pytanie, czy mój pomysł jest dobry. Sądzę, że taka operacja mogłaby być obciążona błędem pomiaru. Właściwy portal daje więcej możliwości komunikacyjnych niż landing page. Co więcej użytkownik może być lepiej przygotowany w oparciu o działania PR i marketingowe do odwiedzenia portalu, co ma szansę zbudować w nim potrzebę skorzystania z usługi. Tak więc potencjalnie negatywny efekt testu opartego o kierowanie ruchu na prostą stronę nie dawałby mi pewności, co do tego czy należy rezygnować z realizacji projektu.

Argument numer trzy. Mam zaufanie do pracy badawczo – analitycznej, którą wykonałem i do intuicji, którą posiadam. Dodatkowo przedyskutowałem temat z wieloma osobami i wszyscy widzą w nim szansę.  Wiem, że jednym z głównych grzechów startupowców jest ślepa wiara w doskonałość wymyślonego biznesu. W moim przypadku zakładam, że nie wpadłem w tą pułapkę. Decyzja o rozpoczęciu działań była poprzedzona wieloletnimi obserwacjami rynku. Chcę sprawdzić pomysł w praktyce. Dlatego działam.

Kolejny krok by sfinalizować wybór wykonawcy portalu to podpisanie umowy, a to bardzo ważny punkt programu.  O tym w jednym z kolejnych wpisów.

  • Hej,
    Fajnie by było gdybyś podzielił się z nami jakimiś konkretnymi kwotami. Żeby każdy mógł zobaczyć ile kosztuje rozkręcenie takiego biznesu 🙂

    pozdrawiam

    • Bartek

      Hej, wiem, że jest takie oczekiwanie użytkowników bloga. Spróbuję znaleźć formułę na odpowiedź na tak postawione pytanie i opublikować 🙂 Przeszkodą są tajemnice handlowe, ale może jakoś się uda 🙂

      • michal

        dokładnie , fajnie że dzielisz się procesem ale bez danych liczbowych to tak jak by Magda Gesler pojechała do restauracji i podała przepis na danie w stylu tak się kroi mięso tak marchewkę ale niepowiem ile czego dać bo to moja tajemnica 😉
        Tajemnica handlowa? jeśli nie podajesz kogo wybrałeś to komu zaszkodzisz ? PS zgodę od programisty możesz wyprosić jednym mailem…

        • Bartek

          Michał, postaram się podać tak wiele szczegółów jak to tylko możliwe. Magda Gessler jak prowadzi kuchenne rewolucje (o tym jak prowadzić restaurację) to nie podaje przepisów na dania, zajmuje się tematem na wyższym poziomie ogólności. Trochę podobnie u mnie – piszę o tym, jak stawiam firmę i jak stawiać firmę, ale nie zawsze mogę zejść do tak szczegółowego poziomu, jak by sobie życzyli czytelnicy. Brak możliwości udostępnienia pełnych informacji może wynikać z wielu czynników. Ale tak jak napisałem – postaram się schodzić do możliwe najbardziej konkretnego poziomu.

          • Tomski

            Ale może byś podał ile kosztuje godzina pracy programisty w tej firmie i w jakim języku…to już wiele powie o firmie :).

  • Marcel

    Cześć,
    chciałbym zapytać dlaczego prośba o przestawienie planowanego budżetu przedsięwzięcia skreślała partnera. Uważam, że inaczej realizuje się projekt za 2 tys. a inaczej za 200 tys. Wstępna informacja nakreślająca rząd wielkości projektu może być przydatna dla takiej agencji.

    • Bartek

      Hej Marcel. Dzięki za to pytanie. Odpowiadam. To trochę jest tak, jak wchodząc do salonu samochodów luksusowych sprzedawca mierzy Cię wzrokiem i oceniając Twój ubiór stwierdza, że to miejsce nie jest dla Ciebie. Zwracając się do agencji interaktywnych przedstawiałem się jako poważny przedsiębiorca zamierzający otworzyć portal, a nie uruchomić wizytówkę firmową. Jeżeli druga strona najpierw chce usłyszeć, ile chcę wydać pieniędzy to się nie rozumiemy. Ja nie chcę zdradzić, ile chcę wydać pieniędzy, bo to osłabia moją pozycję negocjacyjną. Ja chcę podpisać NDA, opowiedzieć o projekcie i usłyszeć, w jakiej cenie projekt zostanie zrealizowany. Taką kolejność działań akceptuję. Jeżeli druga strona nie chce współpracować w tej formule, to tak jak napisałem w powyższym wpisie, szuka innych klientów. I to jest w porządku. Nie jestem w targecie takiej agencji. Ale ta agencja nie jest też w moim.

      • Bartku prowadząc software house spotkałem się z wieloma sytuacjami, kiedy opracowywało się projekt dla klienta, dokonywało się potrzebnych analiz i kosztorysu by ostatecznie usłyszeć, że budżet się nie zgadza. Kilka godzin, które zostały zmarnowane kto opłaci? Jest to koszt który nie powinno się ponosić stąd też pytania o budżet na początku relacji.

        • Bartek

          Daniel, masz rację, że rozmowy o budżecie i kosztach są trudne, a wartości/wyceny się zmieniają. Wydaje mi się jednak, że obszar wyceny usługi musi być wpisany w koszty agencji jeżeli chodzi o pozyskanie klienta. Sam pracowałem jako doradca finansowy i wykonywałem wiele pracy analitycznej dla wielu klientów, którzy ostatecznie nie korzystali z mojej usługi. Nikt nie zapłacił za mój czas. Wliczałem to w koszt pozyskiwania klientów. Ci wracali, polecali. W moim przypadku chodziło o to, że zamiast rozmawiać z agencją w pierwszej kolejności o istocie samego projektu – pada pytanie o budżet (jeszcze przed zgłębieniem tematu, nad czym pracujemy). W moim odczuciu najpierw powinna się odbyć wstępna rozmowa o projekcie (po podpisaniu NDA), w drugim zaznaczanie rzędu wielkości kosztów i weryfikacja z klientem, czy określone widełki są dla niego akceptowalne i na koniec dokonanie precyzyjnej wyceny.

          • Tomski

            A ja uważam, że to też niezbyt dobre jak agencja pyta się od razu o budżet … w odpowiedzi powinno się zapytać agencji a ile wy zarabiacie na projektach …ile na mnie chcecie zarobić…ew. ile % tych kwot dostaje zespół który pracuje nad tym. Znam problem od podszewki i uważam, że to jest ryzyko rozłożone po połowie. Z jednej strony agencji – że poświęci czas na rozmowy i wycenę ale i ryzyko przedsiębiorcy, że poświęci czas i też na końcu usłyszy cenę, której nawet nie jest w stanie sobie wyobrazić.

      • Pawel

        Akurat nie podawanie budżetu to mało profesjonalne podejście. W Stanach topowe firmy wytwarzające oprogramowanie dla startupów od razu odrzucają klientów, którzy nie potrafią powiedzieć jaki mają budżet. Za dużo jest klientów, którzy kreują się na poważnych, a kiedy przychodzi co do czego to mają 10x za mało pieniędzy. Jeśli nie potrafisz powiedzieć jaki masz budżet to po prostu boisz się, że firma Cię oszuka, a jak nie masz od początku zaufania dla profesjonalistów to jest to słaba podstawa do współpracy. Dobre firmy mają MULTUM takich zapytań i odpowiadanie na nie zajmuje czas, więc trzeba odsiać poważne oferty od kreujących się na poważne. To czy ktoś w jednym mailu po opisaniu swojego projektu w sposób ogólny podaje budżet jest jednym z czynników. Z resztą podobnie jest z firmami, które nie zdradzają ile płacą na danym stanowisku. To nie jest profesjonalne i specjaliści olewają takie oferty.

        Jeśli chodzi o NDA do wstępnej rozmowy to jest absolutnie bez sensu i typowo niestartupowe. Jeśli nie potrafisz opowiedzieć o swoim projekcie w taki sposób żeby nie podtykać od razu NDA to nikt poważny z Tobą nie będzie rozmawiał. NDA wchodzi w grę dopiero przy podpisywaniu umowy o współpracy i kiedy są przekazywane materiały poufne.

        • Bartek

          Drogi Pawle, dzięki za ten komentarz. Najpierw odpowiem w temacie NDA. Otóż, gdybym rozmów z potencjalnymi wykonawcami nie poprzedził podpisaniem NDA to StartupLive.pl nie miałby sensu, bo w każdej chwili ktoś z agencji, z którą nie podpisałem NDA mógłby dowolnie napisać, jaki projekt próbuję uruchomić. Moim zdaniem dbałość o zachowanie poufności jest słuszna i zdrowa dla obu stron na etapie przekazywania materiałów do wyceny projektu – tam przecież jest opisana cała logika biznesowa. Dodam jeszcze, że ostatecznie udało mi się przeprowadzić skutecznie rozmowy z poważnymi podmiotami, tak więc uważam, że jednak taka ścieżka jest możliwa

          Jeżeli zaś chodzi o podawanie budżetów przez rozpoczęciem rozmów o współpracy, to swoje zdanie opublikowałem w odpowiedzi do Marcela poniżej. Oczywiście nie każda agencja jest zainteresowana moim zleceniem a ja nie jestem zainteresowany współpracą z każdą agencją. Jeżeli ta ma taką pozycję, że dyktuje warunki rozmów to niestety nie uda nam się współpracować.

  • sojeek

    Rozumiem że umowa i zapłata dotyczy zrealizowania serwisu według podanej przez Ciebie specyfikacji technicznej. Czy będziesz poruszał przed podpisaniem umowy temat liczenia kosztów ewentualnej rozbudowy, modyfikacji serwisu. Żeby nie było tak że za serwis skazują względnie ok ale się odkują na kolejnych zleceniach przy modyfikacji serwisu. Po fakcie będziesz raczej skazany na współprace tylko z firmą, który wykonała serwis.

    • Bartek

      Hej, tutaj dotykasz istoty problemu. Zlecając prace IT konkretnemu, zewnętrznemu wykonawcy skazujesz się poniekąd na współpracę tylko z nim i związany z tym koszt. Ale będąc przedsiębiorcą bez kompetencji IT nie mam innego wyjścia. Nie mogę budować własnego teamu IT, bo byłoby to dla mnie za drogie. Dziś muszę wziąć ryzyko potencjalnie niewygodnej współpracy z dostawcą IT. Podobny problem miałem przy swoim pierwszym startupie – dzisiejszej Comperia.pl. Czy da się ustalić dzisiaj warunki współpracy na przyszłość? Raczej nie. Bo przecież nie wiadomo, na czym ta przyszłość ma polegać. Ten problem będzie musiał być odpowiednio rozwiązany w miarę rozwoju firmy – docelowo pewnie chodziłoby o wewnętrzne, własne IT.

      • Remq

        Problem wiązania się z konkretnym wykonawcą zminimalizujesz, jeśli projekt zostanie zbudowany na ogólnodostępnym frameworku (w technologii PHP są to np. Yii, Zend, Symphony). Zaletą tego rozwiązania jest przejrzystość kodu oraz praca programisty w oparciu o znaną ogólnie specyfikację. Programista stosuje rozwiązania wymuszone przez system (trochę jakby budował go z klocków). Dzięki temu ewentualna zmiana wykonawcy portalu nie jest bardzo odczuwalna. Specjalista od danego frameworku jest w stanie dosyć szybko podjąć pracę nad przerwaną aplikacją lub zmodyfikować ją/rozwijać.

        Z tego względu unikałbym wykonawcy, który kiedyś zrobił jakiś swój własny unikalny system i teraz go forsuje. Słowem: programowanie oparte o powszechnie znane standardy w ramach ogólnodostępnej platformy programistycznej.

        Dodatkowo w umowie wymógłbym konieczność prowadzenia dokumentacji technicznej – i znowu – w oparciu o ogólnodostepny i sprawdzony standard, np. akceptowany przez phpDocumentator.

        • Bartek

          Cenne rady, dzięki

          • Dodałbym do tego jeszcze dokładne sprawdzenie wersji stosowanych frameworków, bibliotek i innych technologii. Może to zaoszczędzić wielu niepotrzebnych kosztów w przyszłości. 🙂

            Przerabiam właśnie przypadek klienta, któremu ktoś rok temu zrobił aplikację w Symfony… tyle że w wersji 1.x, która od 4ch lat nie jest rozwijana i wspierana przez wydawcę (aktualnie do użytku wchodzi wersja 3).

            Efekt jest taki, że zrobienie teraz wszystkiego od nowa będzie tańsze (i bezpieczniejsze) niż utrzymywanie i rozwijanie aplikacji na starych komponentach.

            Jeśli chciałbyś się skonsultować lub potrzebował wsparcia w ustalaniu szczegółów technicznych z wykonawcą, to zapraszam do kontaktu.

            PS. żeby była jasność – nie liczę na żadne wynagrodzenie. Podoba mi się to, co robisz i chętnie pomogę. 🙂

  • Pingback: Umowa z wykonawcą podpisana, negocjacji wreszcie koniec! - StartupLive.pl()

  • Lukasz

    „Mam zaufanie do pracy badawczo – analitycznej, którą wykonałem” czy wszystkie prace badawczo analityczne wykonywałeś samemu czy kimś się posiłkowałeś ?

    • Bartek

      Praca analityczna po mojej stronie polegała na sięgnięciu do wszystkich doświadczeń i obserwacji, które miałem i zdobywam na bieżąco. Praca analityczna zlecona na zewnątrz miała charakter komercyjny – zapłaciłem za nią i otrzymałem rzeczowy raport. Dodatkowo zderzyłem pomysł w rozmowie z profesjonalistami z różnych obszarów (PR, marketing, sprzedaż, inwestorzy) i badałem reakcje. Brałem pod uwagę fakt, że zawsze ktoś coś chce mi sprzedać i z tego tytułu reakcja może być fałszywie pozytywna. Biorąc jednak pod uwagę wszystkie dane które zebrałem żyję w przekonaniu, że pomysł ma szanse na sukces.