Popełnienie błędu przy wyborze wykonawcy portalu mogłoby w skrajnym przypadku położyć cały projekt. Co najmniej skutkowałoby istotnym opóźnieniem w jego uruchomieniu. Z drugiej strony odpowiednio dobrany partner zwiększa szanse na sukces przedsięwzięcia. Dlatego dołożyłem maksimum staranności przy jego wyborze. Ogłaszam, że umowa z wykonawcą podpisana!

Im więcej, tym lepiej

Otrzymałem od czytelników wiele maili, komentarzy, postów na FaceBooku z prośbą o ujawnianie bardziej szczegółowych informacji o realizowanym przeze mnie projekcie. Jest dla mnie jasne, że budzą one ciekawość, mogą być użyteczne i pomocne. Staram się możliwie precyzyjnie informować o podejmowanych przez mnie krokach, choć z wielu powodów muszę baczyć na wiele ograniczeń. Tym razem jednak zdradzam, kto będzie moim partnerem technologicznym przy realizacji portalu i dodatkowo oferuję wszystkim czytelnikom StartupLive.pl specjalną ofertę na usługi tej firmy.

Umowa z wykonawcą

O kryteriach wyboru wykonawcy pisałem tutaj. Nie znajdziecie tam informacji o tym, że w finalnej fazie procesu negocjacji z potencjalnymi partnerami przedmiotem rozmów była również treść samej umowy o realizację portalu. Elastyczność kontrahenta w tym zakresie może decydować o nawiązaniu współpracy.

Istnieje kilka istotnych elementów umowy, które nie dość starannie zaopiekowane mogłyby rodzić niepotrzebne problemy w przyszłości:

1. Przedmiot umowy

Strony muszą mieć wspólną świadomość tego, na co się umawiają. Zleceniodawca operuje trochę innym językiem niż zleceniobiorca, czyli profesjonalny wykonawca. Mój cel jest dość ogólny i polega na uruchomieniu portalu z funkcjonalnościami spełniającymi konkretną potrzebę użytkownika. Z kolei wykonawca potrzebuje szczegółowego opisu poszczególnych elementów składających się na całą układankę. Sztuka polega na tym, żeby umowa z wykonawcą zawierała wspólny mianownik dla obu perspektyw. Nie można dopuścić do sytuacji, gdzie po upływie okresu przewidzianego umową wykonawca przedstawia dumnie rezultaty swojej pracy, a zleceniobiorca stwierdza, że efekty są dalekie od jego oczekiwań. Wyzwanie jest tym trudniejsze, że przedmiotem zamówienia nie jest wystandaryzowany, powtarzalny produkt tylko coś zupełnie nowego, pionierskiego, coś, co nie ma wzorca. Kluczem do rozwiązania problemu może być precyzyjnie stworzona specyfikacja funkcjonalno – techniczna, która na dość szczegółowym poziomie wyjaśnia logikę działania poszczególnych stron składających się na portal. Ryzyko nieporozumienia obniży dodatkowo wykonanie prototypu portalu, który dość blisko oddaje prognozowany do osiągnięcia efekt końcowy. Wybrałem ten wariant. Mam jednak świadomość, że wiele elementów składających się na portal będzie musiało być na bieżąco dyskutowane, aby efekt współpracy był zadowalający.

2. Terminy wykonania

Kolejny wrażliwy punkt to czas pracy nad portalem. Zleceniodawca oczekuje jak najkrótszych terminów. Z kolei zleceniobiorca woli mieć komfort możliwe długiej realizacji zlecenia. Dochodzi element sankcji związanych z ewentualnymi opóźnieniami, czy zerwaniem kontraktu. Każdy szczegół bardzo ważny. Należało znaleźć formułę akceptowalną pod kątem planowanego kalendarza zdarzeń. Musiało się to odbyć kosztem redukcji niektórych funkcjonalności planowanych do uruchomienia w pilotażowej wersji portalu. Dodatkowo uzyskaliśmy kompromis w zakresie kar finansowych za każdy dzień opóźnienia.

3. Gwarancja działania i dokumentacja

Chcę mieć poczucie bezpieczeństwa co do stabilności działania mojego portalu. Nie dysponuję własnym działem IT, który w przypadku problemów, błędów, czy innych kłopotów z działaniem serwisu pomógłby mi skutecznie rozwiązać sprawę. Dlatego bardzo ważna dla mnie jest stabilność i rynkowa pozycja wykonawcy, portfel obsługiwanych klientów i gwarancja, którą mi daje na zdolność do szybkiej reakcji w przypadku wystąpienia problemów z działaniem portalu. Drugim poziomem bezpieczeństwa jest dokumentacja do kodu odpowiedzialnego za obsługę portalu. Pozwala ona, w skrajnym przypadku, na zaproszenie do współpracy konkurencyjnego wykonawcy, który przejmie kompetencje poprzedniego. Dokumentacja istotnie ułatwi mu zadanie.

Jak wyglądają oferty agencji

Oferta agencji w uproszczeniu składa się z dwóch części. W pierwszej z reguły każda chwali się realizacjami, zespołem, kompetencjami i zachęca do współpracy. Druga część jest dużo bardziej interesująca. Tutaj znajdą się oczekiwania w zakresie wynagrodzenia. Standardowo kalkulacja opiera się o dwa parametry:

1. szacunkowa liczba roboczogodzin zespołu potrzebna do realizacji projektu
2. cena roboczogodziny

I tutaj uwaga! Oferta wstępna najczęściej jest podawana widełkowo, tzn. oferent podaje zakładaną minimalną i maksymalną liczbę roboczogodzin. Dla uzyskania porównywalności ofert warto zestawiać maksymalną ilość roboczogodzin podawanych przez oferentów.

Uwaga numer dwa, być może ważniejsza od poprzedniej. Przy podpisywaniu właściwej umowy, po rekalkulacji kosztów w wyniku bardziej wnikliwej analizy projektu, wykonawca może stwierdzić, że faktyczna liczba roboczogodzin potrzebna do realizacji projektu jest większa niż wstępnie zakładano. Wtedy się okaże, że wcześniej przewidywany budżet traci na aktualności. Pozostaje go zaktualizować, albo wrócić do pozostałych wykonawców biorących udział w projekcie. Umowa z wykonawcą do kosza. Strata czasu, pieniędzy i energii. Niestety.

Oferty, które otrzymałem istotnie różniły się w zakresie przewidywanej ilości roboczogodzin i ceny roboczogodziny. Zależnie od oferenta oba parametry mogły różnić się nawet o 100%! Roboczogodzina według mojego rozeznania może kosztować od 70 zł do blisko 200 zł.

A zwycięzcą jest…

Użyłem mojej najlepszej wiedzy, intuicji i wewnętrznego przekonania. Negocjowałem w duchu wartości, które wyznaję i korzyści, które chcę osiągnąć jako przedsiębiorca. Ostatecznie umowa z wykonawcą podpisana, a zwycięzcą przetargu zostaje agencja interaktywną XXX, która pracowała między innymi dla mBanku, Lubelli, Oknoplastu czy Newagu. Dlaczego?

1. Stanęła na wysokości zadania w ramach postawionych kryteriów, tj.: wykonanych realizacji, poziomu komunikacji, zaangażowania, ceny
2. Zaproponowała moim zdaniem najlepszą relację jakości do ceny

Nie bez znaczenia dla możliwości oferowania atrakcyjnych cen przez XXX jest fakt, że agencja nie mieści się w dużym ośrodku miejskim, co prawdopodobnie pozwala jej funkcjonować przy niższym poziomie kosztów pracy, najmu i innych usług. A w dzisiejszym świecie rozwiniętej technologii odległość między zleceniodawcą i zleceniobiorcą nie stanowi bariery.

3. Historia jej funkcjonowania i wykonane zlecenia dają poczucie bezpieczeństwa w zakresie jakości i stabilności wykonania

Wystarczy przejrzeć portfolio klientów i przykłady realizacji, aby nabrać przekonania, że praca wykonywana przez XXX jest na odpowiednio wysokim poziomie.

Treść, która zniknęła z tej strony

Kochani, w poprzedniej wersji treści tego wpisu pisałem o pewnej konkretnej firmie, którą wybrałem do współpracy, i którą polecałem. Ponieważ moje polecenie straciło na aktualności, dlatego treść artykułu uległa zmianie. Jakość współpracy zależy od wielu aspektów, a w największym od ludzi. Nie mogę wziąć odpowiedzialności za polecenie, więc je niniejszym wycofuję…

Potrzebujecie poleceń? Piszcie do mnie.

Powodzenia.