Umowa z wykonawcą podpisana, negocjacji wreszcie koniec!

24 sierpnia 2016

Popełnienie błędu przy wyborze wykonawcy portalu mogłoby w skrajnym przypadku położyć cały projekt. Co najmniej skutkowałoby istotnym opóźnieniem w jego uruchomieniu. Z drugiej strony odpowiednio dobrany partner zwiększa szanse na sukces przedsięwzięcia. Dlatego dołożyłem maksimum staranności przy jego wyborze. Ogłaszam, że umowa z wykonawcą podpisana!

Im więcej, tym lepiej

Otrzymałem od czytelników wiele maili, komentarzy, postów na FaceBooku z prośbą o ujawnianie bardziej szczegółowych informacji o realizowanym przeze mnie projekcie. Jest dla mnie jasne, że budzą one ciekawość, mogą być użyteczne i pomocne. Staram się możliwie precyzyjnie informować o podejmowanych przez mnie krokach, choć z wielu powodów muszę baczyć na wiele ograniczeń. Tym razem jednak zdradzam, kto będzie moim partnerem technologicznym przy realizacji portalu i dodatkowo oferuję wszystkim czytelnikom StartupLive.pl specjalną ofertę na usługi tej firmy.

Umowa z wykonawcą

O kryteriach wyboru wykonawcy pisałem tutaj. Nie znajdziecie tam informacji o tym, że w finalnej fazie procesu negocjacji z potencjalnymi partnerami przedmiotem rozmów była również treść samej umowy o realizację portalu. Elastyczność kontrahenta w tym zakresie może decydować o nawiązaniu współpracy.

Istnieje kilka istotnych elementów umowy, które nie dość starannie zaopiekowane mogłyby rodzić niepotrzebne problemy w przyszłości:

  1. Przedmiot umowy

Strony muszą mieć wspólną świadomość tego, na co się umawiają. Zleceniodawca operuje trochę innym językiem niż zleceniobiorca, czyli profesjonalny wykonawca. Mój cel jest dość ogólny i polega na uruchomieniu portalu z funkcjonalnościami spełniającymi konkretną potrzebę użytkownika. Z kolei wykonawca potrzebuje szczegółowego opisu poszczególnych elementów składających się na całą układankę. Sztuka polega na tym, żeby umowa z wykonawcą zawierała wspólny mianownik dla obu perspektyw. Nie można dopuścić do sytuacji, gdzie po upływie okresu przewidzianego umową wykonawca przedstawia dumnie rezultaty swojej pracy, a zleceniobiorca stwierdza, że efekty są dalekie od jego oczekiwań. Wyzwanie jest tym trudniejsze, że przedmiotem zamówienia nie jest wystandaryzowany, powtarzalny produkt tylko coś zupełnie nowego, pionierskiego, coś, co nie ma wzorca. Kluczem do rozwiązania problemu może być precyzyjnie stworzona specyfikacja funkcjonalno – techniczna, która na dość szczegółowym poziomie wyjaśnia logikę działania poszczególnych stron składających się na portal. Ryzyko nieporozumienia obniży dodatkowo wykonanie prototypu portalu, który dość blisko oddaje prognozowany do osiągnięcia efekt końcowy. Wybrałem ten wariant. Mam jednak świadomość, że wiele elementów składających się na portal będzie musiało być na bieżąco dyskutowane, aby efekt współpracy był zadowalający.

  1. Terminy wykonania

Kolejny wrażliwy punkt to czas pracy nad portalem. Zleceniodawca oczekuje jak najkrótszych terminów. Z kolei zleceniobiorca woli mieć komfort możliwe długiej realizacji zlecenia. Dochodzi element sankcji związanych z ewentualnymi opóźnieniami, czy zerwaniem kontraktu. Każdy szczegół bardzo ważny. Należało znaleźć formułę akceptowalną pod kątem planowanego kalendarza zdarzeń. Musiało się to odbyć kosztem redukcji niektórych funkcjonalności planowanych do uruchomienia w pilotażowej wersji portalu. Dodatkowo uzyskaliśmy kompromis w zakresie kar finansowych za każdy dzień opóźnienia.

  1. Gwarancja działania i dokumentacja

Chcę mieć poczucie bezpieczeństwa co do stabilności działania mojego portalu. Nie dysponuję własnym działem IT, który w przypadku problemów, błędów, czy innych kłopotów z działaniem serwisu pomógłby mi skutecznie rozwiązać sprawę. Dlatego bardzo ważna dla mnie jest stabilność i rynkowa pozycja wykonawcy, portfel obsługiwanych klientów i gwarancja, którą mi daje na zdolność do szybkiej reakcji w przypadku wystąpienia problemów z działaniem portalu. Drugim poziomem bezpieczeństwa jest dokumentacja do kodu odpowiedzialnego za obsługę portalu. Pozwala ona, w skrajnym przypadku, na zaproszenie do współpracy konkurencyjnego wykonawcy, który przejmie kompetencje poprzedniego. Dokumentacja istotnie ułatwi mu zadanie.

Jak wyglądają oferty agencji

Oferta agencji w uproszczeniu składa się z dwóch części. W pierwszej z reguły każda chwali się realizacjami, zespołem, kompetencjami i zachęca do współpracy. Druga część jest dużo bardziej interesująca. Tutaj znajdą się oczekiwania w zakresie wynagrodzenia. Standardowo kalkulacja opiera się o dwa parametry:

  1. szacunkowa liczba roboczogodzin zespołu potrzebna do realizacji projektu
  2. cena roboczogodziny

I tutaj uwaga! Oferta wstępna najczęściej jest podawana widełkowo, tzn. oferent podaje zakładaną minimalną i maksymalną liczbę roboczogodzin. Dla uzyskania porównywalności ofert warto zestawiać maksymalną ilość roboczogodzin podawanych przez oferentów.

Uwaga numer dwa, być może ważniejsza od poprzedniej. Przy podpisywaniu właściwej umowy, po rekalkulacji kosztów w wyniku bardziej wnikliwej analizy projektu, wykonawca może stwierdzić, że faktyczna liczba roboczogodzin potrzebna do realizacji projektu jest większa niż wstępnie zakładano. Wtedy się okaże, że wcześniej przewidywany budżet traci na aktualności. Pozostaje go zaktualizować, albo wrócić do pozostałych wykonawców biorących udział w projekcie. Umowa z wykonawcą do kosza. Strata czasu, pieniędzy i energii. Niestety.

Oferty, które otrzymałem istotnie różniły się w zakresie przewidywanej ilości roboczogodzin i ceny roboczogodziny. Zależnie od oferenta oba parametry mogły różnić się nawet o 100%! Roboczogodzina według mojego rozeznania może kosztować od 70 zł do blisko 200 zł.

A zwycięzcą jest…

umowa z wykonawcą

Użyłem mojej najlepszej wiedzy, intuicji i wewnętrznego przekonania. Negocjowałem w duchu wartości, które wyznaję i korzyści, które chcę osiągnąć jako przedsiębiorca. Ostatecznie umowa z wykonawcą podpisana, a zwycięzcą przetargu zostaje agencja interaktywną Intellect, która pracowała między innymi dla mBanku, Lubelli, Oknoplastu czy Newagu. Dlaczego?

  1. Stanęła na wysokości zadania w ramach postawionych kryteriów, tj.: wykonanych realizacji, poziomu komunikacji, zaangażowania, ceny
  2. Zaproponowała moim zdaniem najlepszą relację jakości do ceny

Nie bez znaczenia dla możliwości oferowania atrakcyjnych cen przez Intellect jest fakt, że agencja nie mieści się w dużym ośrodku miejskim, co prawdopodobnie pozwala jej funkcjonować przy niższym poziomie kosztów pracy, najmu i innych usług. A w dzisiejszym świecie rozwiniętej technologii odległość między zleceniodawcą i zleceniobiorcą nie stanowi bariery.

  1. Historia jej funkcjonowania i wykonane zlecenia dają poczucie bezpieczeństwa w zakresie jakości i stabilności wykonania

Wystarczy przejrzeć portfolio klientów i przykłady realizacji, aby nabrać przekonania, że praca wykonywana przez Intellect jest na odpowiednio wysokim poziomie.

Oferta specjalna dla czytelników bloga

Pomyślałem, że czytelnicy StartupLive.pl powinni liczyć na specjalne traktowanie firmy, którą tak mocno rekomenduję. Postarałem się o warunki promocyjne dla wszystkich tych, którzy trafią do Intellect po przeczytaniu mojej rekomendacji. Ogłaszam, że każdy powołujący się  w rozmowach z Intellect na StartupLive, a w szczególności osoby, które zgłoszą chęć współpracy z Intellect za pośrednictwem niniejszego formularza otrzymają 5% zniżkę na usługi tej agencji. Zapraszam i polecam!

Skorzystaj z oferty promocyjnej dla czytelników StartupLive.pl

[contact-form to=’bartoszmichalek.pl@gmail.com’ subject=’Intellect Zapytanie’][contact-field label=’Imię’ type=’name’ required=’1’/][contact-field label=’Email’ type=’email’ required=’1’/][contact-field label=’Telefon kontaktowy’ type=’text’/][contact-field label=’Proszę o kontakt w sprawie oferty’ type=’checkbox-multiple’ required=’1′ options=’Proszę o kontakt’/][/contact-form]

Wypełniając powyższy formularz otrzymasz 5% zniżki na usługi agencji interaktywnej, z usług której korzystam! Bazowa cena roboczogodziny agencji interaktywnej Intellect przed zniżką wynosi 90 zł.

Czy zarobię na tym wpisie?

Dla wszystkich ciekawych odpowiedzi na pytanie, czy uzyskam wynagrodzenie za polecenia klientów wyjaśniam, że owszem, tak się stanie. Umowa z wykonawcą nie pozwala mi na ujawnienie szczegółów kontraktu, ale zdradzę, że uzyskam prowizję od każdego klienta, który zawrze umowę na wykonanie projektu przez agencję Intellect i będzie to poziom poniżej 300 zł od zlecenia przeciętnej wysokości. Jednocześnie podkreślam, że motywacją do napisania tego wpisu było systematycznie zgłaszane oczekiwanie czytelników, a nie potencjalne zyski. StartupLive.pl nie jest projektem, który z założenia ma przynosić dochody, jednak tak, jak napisałem w misji, nie wykluczam takiej okoliczności jako źródła finansowania dla startupu, nad którym pracuję. Niniejszy wpis stanowi wartość marketingową dla Intellect, dlatego nie ma żadnej kontrowersji w tym, że Intellect będzie ponosił koszt akwizycji nowych klientów. Jednak wszystko pod warunkiem, że otrzymają oni lepszą o 5% od standardowej ofertę. To coś dla Was ode mnie 🙂

  • zdzichu

    to ile w końcu wyszło za tę roboczogodzine przy tym projekcie?

    • Bartek

      Hej, tak jak widać w tekście, stawka bazowa roboczogodziny w Intellect wynosi 90 zł.

  • 1) Gdy wykonawca podaje „widełki” to o ile w trakcie negocjacji/precyzowania celu projektu udaje się zmniejszyć rozrzut między dolną a górną granicą? Określacie konkretną liczbę, czy nadal pozostaje pewien „bufor bezpieczeństwa” w momencie podpisania umowy.
    2) Twój pomysł ma być innowacyjny dlatego jego wykonanie zajmie dłużej – wiem, że nie chcesz zdradzać szczegółów, ale jakbyś miał szacować to ile roboczogodzin pochłonie stworzenie podobnego projektu (dla mnie jako laika jest to obecnie wszystko między 1 a 10.000, więc chętnie poznam ogólną liczbę)
    3) Na wystartowaniu pilotażowego portalu się nie skończy i jeżeli firma wykona swoją pracę rzetelnie, będzie pracowała również nad usprawnieniami i obsługa techniczną – czy takie rzeczy jak konserwacja i dalsze prace nad serwisem są określane w bieżącej umowie, czy powinna zostać zawarta kolejna?
    4) Domyślam się, również, że za prace konserwacyjne będziesz płacił jakiś stały abonament, ale już nie za stawkę „deweloperską”. Nie będę wnikał w szczegóły jaki to koszt, ale jak wygląda taka konserwacja? Czy jest to określona ilość godzin w miesiącu, czy raczej kwestia tego, że firma interweniuje jedynie gdy coś jest nie tak?
    5) Firma chwali się pracami dla sporych marek w swoim portfolio. Odzywałeś się może do osób które koordynowały pracę z Intellectem ze strony tych firm, żeby poznać ich opinię? Czy taki zabieg jest:
    – Możliwy?
    – Wskazany?
    – Dobrze widziany?

    • Bartek

      Zbyszku, poniżej odpowiedzi:
      1) Wykonawca podaje widełki w zakresie ilości szacowanych roboczogodzin. Jest to oferta wstępna, która ma być doszczegółowiona w oparciu o precyzyjnie przedstawioną specyfikację funkcjonalno-techniczną. W finalnej fazie możemy podpisać umowę wskazującą na konkretne funkcjonalności, które mają być wykonane w ramach wskazanej konkretnie kwoty (wtedy z reguły wykonawca pozostawia sobie ok. 10% buforu), albo wybieramy opcję, gdzie nie wskazujemy konkretnej kwoty wartości całego zlecenia i płacę za „zużyty” czas Wykonawcy na podstawie raportu od Wykonawcy (de facto podpisując umowę znam tylko szacunkowy koszt wykonania projektu, a finalną wartość poznam dopiero po ostatecznym rozliczeniu)
      2) Nie mogę tego zdradzić, natomiast muszę się liczyć z tym, że o ile konkurencja uzna pomysł za interesujący to dość sprawnie mogą pojawić się jego kopie
      3) W bazowej umowie określamy warunki gwarancji portalu – czyli aktywność Wykonawcy w sytuacji, kiedy pojawiają się błędy w funkcjonowaniu bazowej wersji. Na tym etapie nie ustalamy jeszcze warunków współpracy w ramach rozwoju – w moim odczuciu jest jeszcze za wcześnie.
      4) Firma interweniuje w ramach gwarancji wtedy, kiedy coś nie działa – w domyśle, jest to wtedy błąd Wykonawcy; z kolei rozwój portalu – czyli nowe elementy – to przedmiot kolejnej umowy, dzisiaj jeszcze nie negocjowanej
      5) Nie odzywałem się do tych firm. Mógłbym poprosić Intellect o referencje od klientów i w ten sposób mógłbym wyrobić sobie jeszcze lepsze zdanie. Nie zrobiłem tego – bazowałem na elementach wskazanych we wpisie. Uważam jednak, że takie działanie nie niesie za sobą żadnych ryzyk, a może być tylko korzystne. Więc odpowiadając: Możliwy, Wskazany i chyba Neutralnie widziany.

  • Paweł

    Dla mnie jako dla kompletnego laika, który w przyszłości chciałby stworzyć coś w sieci są to mega przydatne informacje. Świetny pomysł na ten blog. Dzięki i powodzenia. Osobiście będę śledził na bieżąco.

    • Bartek

      Super, polecam się 🙂

  • Pingback: Jak zbudować oglądalność czyli strategia marketingowa. - StartupLive.pl()

  • Pingback: Intellect zwycięzcą niecodziennego przetargu - Agencja Interaktywna Intellect()

  • Lukasz

    Czy metodyka tworzenia projektu też miała / powinna mieć znaczenie ? Jak to się ma w przypadku Intellect ?

    • Bartek

      Wykonawcy projektu mogą mieć różne style jego prowadzenia. Mogą wykorzystywać różne metodyki. Nie miałem wymogów w tym kontekście, jednak zależało mi na zwinnym podejściu umożliwiającym korygowanie na bieżąco ewentualnych konkretnych wątków. Ale trzeba tutaj pamiętać, że projekt przed zleceniem do realizacji był dość skrupulatnie przemyślany (wykonaliśmy bardzo dużą pracę), był przygotowany prototyp, tak więc zakładaliśmy scenariusz raczej małych zmian podczas realizacji.

  • Pingback: Intellect zwycięzcą niecodziennego przetargu > Blog Agencji Intellect()